Derfor hader jeg at tale i telefon – om telefon stress

”Du skal starte samtalen med at sige, at du har brug for hjælp og fortælle, hvad du har brug for hjælp til”.
Således instruerede min velmenende kollega mig, da jeg skulle ringe til kommunen for at søge ferie.

Min kollega er modsat mig en knag til at tale i telefon. Hun er god til at tale med alle typer også dem, som er besværlige og afvisende.
Og det var lige præcis sådan nogle typer, som jeg fik fat i, da jeg ringede til kommunen.   
Det kom selvfølgelig ikke bag på mig.
At ringe til kommunen kræver ofte en god portion tålmodighed. For det første, er der kun telefontid mellem kl. 9 og 10 om formiddagen. Og hvis man er så heldig at komme igennem på det tidspunkt, skal man indstille sig på at snakke med 2 eller 3 personer og gentage sin historie forfra hver gang.

Sådan gik det også denne gang.  Det tog mig samlet en time af min arbejdsdag og det var først da min kollega overtog telefonen, at der skete noget.

Man må kende sine begrænsninger

Nogle gange må man erkende sine begrænsninger. En af mine er at jeg aldrig bliver glad og tryg ved at tale i telefon. Uanset hvor meget telefontræning, jeg får af velmenende folk.
Måske er det en overdrivelse at sige, at jeg hader at tale i telefon, men det er i hvert fald ikke en kommunikationsform, som jeg elsker. Det er helt klart at står valget mellem at ringe op, eller sende en mail, så foretrækker jeg at sende en mail. Der har jeg trods alt tid til at tænke mig om før jeg svarer. Det har jeg ikke i en telefonsamtale, hvor der skal være et naturligt flow i samtalen og den der sidder i den anden ende af røret forventer, at jeg svarer hurtigt.

Jeg bliver meget stresset, når telefonen ringer…

Netop derfor, har jeg ofte telefonen sat på ”forstyr ikke”. Der er ikke noget værre end når man er i gang med at lave noget ”vigtigt” og telefonen, så pludselig ringer og forstyrrer en. Det behøver ikke være fordi jeg er på arbejde, eller laver mad.
Det kan også bare være fordi jeg bare ikke orker at tage den. Det kræver nemlig meget energi at tale i telefon. Dels skal jeg fokusere på samtalen og så er jeg også utryg ved at tale i telefon.
Jeg ved jo aldrig, hvad der sker. Det er ikke fordi jeg kan komme i tanke om nogle konkrete oplevelser, men det er nok der bare er en mulighed for, at der kan ske noget uventet. Fx at den jeg snakker med pludselig begynder at råbe, eller skælde ud.

”Hvad vil du?”

Så direkte og uhøfligt kan jeg finde på at svare, hvis jeg føler mig presset til at tage telefonen og jeg ikke er klar til det. Fx hvis der er en, der ringer til mig gentagne gange.
Det er selvfølgelig ikke en særlig høflig måde at indlede en samtale på. Så det er også forklaringen på, hvorfor jeg sjældent besvarer et opkald, når jeg ikke er klar til det.  
Generelt er jeg meget direkte og lige på, når det gælder telefonsamtaler. Jeg gider ikke en masse ligegyldig og overfladisk snak. Så når min mor ringer for bare at snakke, så får hun altså klar besked på at det gider jeg ikke!

Jeg foretrækker at ringe op selv

Hvis jeg skulle vælge mellem at blive ringet op eller ringe op selv, så foretrækker jeg klart det sidste. Det handler om at jeg har mere kontrol over samtalen på den måde og at det er mindre forstyrrende. Det er meget vigtigt for mig, at jeg føler mig mentalt klar til at tale i telefon.

Men hvis jeg skal ringes op, så vil jeg gerne have et fast tidspunkt, så det ikke kommer lige pludseligt.   

Ukendte og hemmelige numre besvares ikke

Jeg besvarer som hovedregel aldrig numre, som jeg ikke på forhånd kan slå op på krak, eller dgs. Det er min erfaring, at det typisk er telefonsælgere og dem gider jeg ikke spilde min tid på.
Jeg koder altid numre ind på min telefon, hvis det er nogen, som jeg skal have kontakt med. Så kan jeg altid se, hvem det er der ringer og behøver ikke slå dem op på forhånd.

Kan man blive bedre til at tale i telefon?

Det kan man muligvis godt. Men efter den henvendelse til kommunen, som gik helt skævt og hvor jeg fik en nedsmeltning, blev jeg enig med min kollega om at det nok næppe vil give mening for mig at satse på en karriere som telefonpasser i firmaet.
Hun kunne godt se at jeg aldrig vil blive helt tryg ved det.
Det dur jo heller ikke, at man indleder opkaldet med at sige “Hvad vil du” i et tydeligt irriteret tonefald. Det vil kunderne ikke finde sig i. Så finder de et andet sted at købe deres computer. Men måske vil jeg kunne besvare henvendelser på mail. For der har jeg tid til at tænke over et svar og svare dem høfligt tilbage.

Mine bedste råd til at forebygge telefon stress

Her til sidst vil jeg lige dele nogle af mine bedste råd i forhold til at forebygge telefon stress.

1. Hav telefonen sat på “Forstyr ikke” eller lydløs

Det er især vigtigt, hvis du ikke føler dig klar til at tale i telefon. Det værste, du kan gøre er nemlig at tage den og lade dine frustrationer gå ud over andre. Så er det bedre at vente med at tale i telefon til, du er i godt humør.

2. Sig til, hvis det ikke passer så godt

Hvis du bliver ringet op og ikke er klar til at tale i telefon, så er det tilladt at bede vedkommende om at ringe igen på et senere tidspunkt.
Det er i øvrigt også god kutyme selv at spørge om du forstyrrer, når du ringer en anden op.

3. Hav en dagsorden

Det er en god idé at have skrevet nogle punkter ned før du ringer. Det gælder især, hvis du skal ringe til kommunen, så er det godt at have forberedt nogle spørgsmål på forhånd.

4. Aftalt en dato og tidspunkt, hvor du må blive ringet op

Det kan være en god idé at aftale et fast tidspunkt, hvor du kan blive ringet op. Så hvis det er muligt, så aftal et tidspunkt med dem der kan finde på at ringe dig op!